Regras para despesas e compras
- Quais tipos de despesas podem ser realizadas com os recursos do auxílio?
Para os editais vigentes até julho de 2026, são permitidas despesas nas rubricas Material de Consumo e Serviços de Terceiros (Pessoa Jurídica). Para editais futuros, devem ser observadas as regras específicas previstas no respectivo edital. - Até quando posso fazer uso do recurso recebido?
O recurso precisa ser utilizado dentro do período de vigência previsto em cada edital. - Como devem ser emitidas as Notas Fiscais?
As notas fiscais, físicas ou eletrônicas, devem ser emitidas exclusivamente em nome do beneficiário, fazendo referência ao número do processo de informação para cada edital ou ao número e ano do edital do recurso. Elas devem estar legíveis e não podem conter rasuras. - Posso usar Cupom Fiscal para comprovar despesas?
Sim, o Cupom Fiscal pode substituir a Nota Fiscal apenas para a aquisição de material de consumo. Para as demais rubricas é obrigatória a Nota Fiscal. - O recibo substitui a nota ou cupom fiscal?
Não. O recibo não substitui a nota ou o cupom fiscal, pois não comprova a emissão do documento fiscal nem o recolhimento dos tributos incidentes sobre a operação. Além disso, o recibo e nota fiscal têm finalidades distintas, o recibo é um documento de quitação, que apenas comprova que um determinado valor foi recebido por alguém. - Para comprovação da despesa é suficiente a apresentação da nota ou cupom fiscal da compra?
Não, a nota/cupom fiscal deve ser acompanhada do seu respectivo comprovante de pagamento em nome do beneficiário. Os comprovantes dependem da forma de pagamento utilizada: para cartão de crédito – extrato da fatura e respectivo comprovante de pagamento da fatura; Para PIX, boleto bancário ou débito – comprovante da transação; Para pagamento em espécie – recibo. - É necessário fazer cotação de preços para todas as compras?
Não. A cotação de preços é obrigatória apenas para aquisições de bens ou contratação de serviços cujo valor da nota fiscal seja superior a R$ 800,00 (o limite refere-se ao valor total da nota fiscal, e não ao valor unitário de cada item). Nesses casos, o pesquisador deverá apresentar cotações de preços de, no mínimo, três fornecedores distintos e comprovar a regularidade fiscal e trabalhista da empresa contratada mediante a apresentação das seguintes certidões:
1- Certidão de Regularidade do FGTS;
2- Certidão Negativa de Débitos relativos às Contribuições Previdenciárias (INSS), quando aplicável;
3- Certidão Conjunta de Débitos Relativos a Tributos Federais e à Dívida Ativa da União;
4- Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT). - Os itens que comprei em um determinado estabelecimento têm valor unitário menor que 800,00. Mas, a nota fiscal apresenta valor maior que 800,00 porque comprei vários itens de um mesmo fornecedor. Ainda assim preciso apresentar as 3 cotações e as 4 certidões da empresa?
Sim. Enquanto permanecer vigente a Resolução CONSAD nº 02/2017, a obrigatoriedade de apresentação das cotações de preços e das certidões de regularidade fiscal deverá considerar o valor total da compra, e não o valor unitário dos itens adquiridos. - Como devo proceder se realizei uma compra de valor maior que 800,00, sem apresentar cotações de preços e certidões, porque segui a orientação vigente da PROPPG à época?
Nesses casos, junto a nota fiscal deve ser apresentada uma breve justificativa informando que a compra seguiu a orientação então adotada pela PROPPG, bem como a apresentação de uma cotação do(s) produto(s) adquirido(s), preferencialmente referente ao período da compra. Caso isso não seja possível, poderá ser apresentada uma cotação atual para demonstrar que o valor pago é compatível com os preços praticados no mercado. Esses documentos reforçam a comprovação da economicidade da despesa e conferem maior segurança ao processo em eventuais auditorias.
Importante: Esse entendimento aplica-se apenas às aquisições realizadas durante a vigência da orientação anterior. Para os editais a partir de 2025, a obrigatoriedade de apresentação de cotações de preços e das certidões de regularidade fiscal é definida com base no valor total da nota fiscal, conforme a Resolução CONSAD nº 02/2017, até que nova regulamentação seja publicada.
- Qual o prazo máximo para uso do recurso recebido?
O prazo máximo para a utilização do auxílio-financeiro será de 24 meses, contados a partir do recebimento do recurso, com direito a prorrogação por igual período, conforme Art. 7 da Resolução CONSAD 02/2017. - Qual é o prazo para apresentar a prestação de contas?
O beneficiário tem o prazo máximo de 60 (sessenta) dias após o fim do prazo de aplicação dos recursos ou da conclusão total do projeto. - Posso prorrogar o prazo de prestação de contas?
Sim, a prorrogação pode ocorrer mediante anuência do Gabinete da PROPPG/UFERSA. O pedido deve ser protocolado pelo menos 30 dias antes do término da vigência do projeto. Essa prorrogação deve ser solicitada preenchendo o Anexo VI da Resolução CONSAD 02/2017 e enviado via e-mail para: proppg.gabinete@ufersa.edu.br. - Posso mudar a categoria da despesa (de custeio para capital ou vice-versa) durante o projeto?
Sim, o pedido deve ser protocolado pelo menos 30 dias antes do término da vigência do projeto. Essa prorrogação deve ser solicitada preenchendo o Anexo VI da Resolução CONSAD 02/2017 e enviado via e-mail para: proppg.gabinete@ufersa.edu.br - Onde devo entregar a documentação?
A prestação de contas deve ser encaminhada, em arquivo único, seguindo a ordem dos anexos da Resolução CONSAD 02/2017, por email, para proppg.dpi@ufersa.edu.br. Devendo ser observados os critérios da Resolução e do edital. - Se eu não conseguir usar todo o valor recebido dentro do prazo de vigência do edital ou não conseguir solicitar prorrogação, tem alguma forma de usar o saldo remanescente?
Não. Para esses casos, a única solução possível é a devolução de saldo não utilizado (via GRU). Tutorial de como proceder para gerar a GRU de devolução: Link de acesso ao Tutorial. - O que fazer em caso de roubo ou dano de um bem adquirido?
O beneficiário deve formalizar uma ocorrência policial, anexar a comprovação do ocorrido à prestação de contas. - Caso o projeto seja interrompido antes do fim, como proceder?
Deve-se preparar e enviar a prestação de contas tão logo aconteça, com a devolução imediata dos recursos não utilizados. - O que acontece se a prestação de contas não for enviada ou não for aprovada?
Caso a prestação de contas não seja apresentada e aprovada, o pesquisador ficará impedido de receber novos benefícios e de participar de editais da PROPPG enquanto a pendência não for regularizada. Além disso, poderá ser considerado inadimplente perante a União, com a adoção das medidas administrativas cabíveis para a regularização da situação, nos termos da legislação e das normas aplicáveis.
- Quais documentos são obrigatórios na prestação de contas?
A prestação de contas deve conter, nesta ordem e em documento único:
1.Plano de Trabalho;
2.Termo de Concessão assinado pelo beneficiário (Anexo I – Resolução CONSAD 02/2017);
3.Encaminhamento de Prestação de Contas (Anexo II – Resolução CONSAD 02/2017);
4.Relação de pagamentos – Material de Consumo (Anexo III – Resolução CONSAD 02/2017);
5.Relação de pagamentos – Equipamentos e Materiais Permanentes (Anexo V – Resolução CONSAD 02/2017) – Se houver;
6.Termo de ajuste de Recursos e/ou prazo (Anexo VI – Resolução CONSAD 02/2017) – Se houver;
7.Notas fiscais originais, faturas, com seus respectivos recibos e/ou comprovantes de pagamentos sejam eles realizados via PIX/Boleto/Débito, cartão de crédito (apresentar o extrato da compra via cartão de crédito e também o comprovante de pagamento da fatura);
8.Para compras com nota fiscal de valor 800,00 incluir, além das comprovações anteriores, o pesquisador deverá apresentar cotações de preços de, no mínimo, três fornecedores distintos e comprovar a regularidade fiscal e trabalhista da empresa contratada mediante a apresentação das seguintes certidões: 1- Certidão de Regularidade do FGTS; 2- Certidão Negativa de Débitos relativos às Contribuições Previdenciárias (INSS), quando aplicável; 3- Certidão Conjunta de Débitos Relativos a Tributos Federais e à Dívida Ativa da União; 4- Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT);
9.Relatório Final de Cumprimento do Objeto (Anexo VIII – Resolução CONSAD 02/2017);
10.Comprovante de devolução de saldo não utilizado (via GRU), se for o caso. Tutorial de como proceder para gerar a GRU de devolução: Link de acesso ao Tutorial. - É possível dispensar as três cotações de preços em compras acima de R$ 800,00?
Sim. Mas, somente quando houver fornecedor exclusivo, as três cotações de preços poderão ser dispensadas. Nesses casos, o pesquisador deverá apresentar:
1- documento que comprove a exclusividade do fornecedor; e
2- comprovação de que o preço praticado é compatível com o mercado, mediante a apresentação de notas fiscais emitidas para outros clientes, tabela de preços vigente ou outro documento idôneo que demonstre a compatibilidade do valor cobrado. Essa exigência está em conformidade com os arts. 23, § 4º, e 74, inciso I, da Lei nº 14.133/2021. - Por quanto tempo devo guardar os comprovantes originais?
O beneficiário deve manter em arquivo uma cópia de todos os comprovantes por 5 (cinco) anos, contados da data de aprovação da prestação de contas.
- Posso utilizar os recursos para despesas diferentes das previstas no projeto?
Não. Os recursos devem ser utilizados exclusivamente para as despesas aprovadas no Projeto de Pesquisa ou Plano de Trabalho. A utilização para qualquer outra finalidade é vedada.
- Posso transferir os recursos para outra conta bancária ou para terceiros?
Não. Os recursos não podem ser transferidos para outra conta pessoal, para conta de terceiros ou utilizados como empréstimo, adiantamento, reposição futura ou aplicação no mercado financeiro.
- Posso remanejar recursos entre as rubricas de custeio e capital?
Somente com autorização prévia e expressa da UFERSA. Sem essa autorização, é vedada a transferência de recursos entre essas rubricas.
- Posso repassar a terceiros as obrigações assumidas no projeto?
Não. As obrigações assumidas pelo pesquisador não podem ser transferidas a terceiros, salvo mediante autorização prévia e formal da UFERSA.
- Quais despesas não podem ser pagas com os recursos do auxílio?
Não é permitido utilizar os recursos para pagamento de: taxas bancárias, IOF e demais tarifas incidentes sobre operações bancárias; contas de água, energia elétrica, telefonia, esgotamento sanitário e outras despesas de custeio regular da instituição; mensalidades ou taxas escolares; diárias, passagens e transporte. Ou qualquer outra despesa que não esteja prevista nas rubricas autorizadas pelo edital.
- Posso pagar pessoas físicas com recursos do auxílio?
Não é permitido utilizar os recursos para efetuar pagamentos que caracterizem vínculo empregatício, remunerar membros da equipe do projeto, pagar atividades administrativas ou remunerar, a qualquer título, servidores públicos por serviços de consultoria ou assistência técnica, conforme as vedações da legislação e da regulamentação institucional.
- Quais são as consequências do uso dos recursos em desacordo com as normas?
A utilização dos recursos em desacordo com as normas poderá resultar na reprovação da prestação de contas, na obrigatoriedade de devolução dos valores utilizados irregularmente e na aplicação das demais sanções administrativas previstas na regulamentação vigente.